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A conference by devs for devs. Functional Programming, Distributed Systems, Big Data and Machine Learning Conference in Buenos Aires, Argentina

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About

The BuzzConf consists of BuzzConf Workshops and BuzzConf Talks. It also has a sister conference, Zruput, which is about telecommunications.

Tickets

BuzzConf Talks and Workshops available here

BuzzConf Topics

  • functional programming
  • distributed systems
  • embedded systems
  • big data
  • artificial intelligence
  • machine learning
  • profiling/debugging
  • programming languages design

Code of Conduct

Please read and follow the code of conduct of the conference.


Cómo organizar una conferencia

🌃 8 a 12 meses antes

  • Definir nombre, logo, estética
  • Crear presencia online. Armar una página web de la conferencia, github, y redes sociales.
  • Reservar el lugar
  • Armar el evento en Eventbrite y poner las entradas - Initial Offer a la venta
  • Abrir la Call for Presentations
  • Empezar a subir algún contenido a redes sociales

🔮 7 meses antes

  • Empezar a contactar speakers
  • Empezar a contactar sponsors
  • En redes sociales tratar de conseguir la mayor cantidad de seguidores y difusión.

🌔️ 5 meses antes

  • Confirmar algunos speakers
  • Subir la entrada a Earlybird
  • Reservar alojamiento para todos y pasajes para speakers locales

🎏 4 meses antes

  • Confirmar todos los speakers
  • Armar la grilla de la conferencia con los tiempos de charlas y breaks
  • Confirmar a cada orador cuanto tiempo va a tener para hablar
  • Subir la entrada al precio normal
  • Aumentar la difusión
  • Completar la información de la web

🗿 3 meses antes

  • Comprar pasajes para speakers de afuera
  • Segunda ronda de sponsors

🌺 2 meses antes

  • Planificar fotografía y video durante la conferencia.
  • Pedir a los speakers que envíen sus diapositivas para exponer durante la conf y preguntarles si quieren hacerlas públicas en internet (si esa es la política de la conf)

🐿️ 1 mes antes

  • Imprimir folletería y carteles y mandar a hacer swag y bolsas
  • Pedir a las empresas que manden su swag
  • Imprimir entradas si se hacen en papel
  • Ver el disenio del espacio donde se va a desarrollar la conf, planificar donde van los banners, los stands, la mesa de inscripciones, la comida, etc.
  • Hacer descuentos y sorteos de entradas si sobra lugar
  • Aumentar la difusión porque hay mucha gente que espera a estar muy cerca de la fecha para anotarse. Mandar mail a la mailing list, considerar publicidad paga.
  • Se pueden publicar las slides anticipadamente para que el público las conozca
  • Armar horarios de la conferencia, publicar online e informar a los speakers a qué hora es su charla.

🍁 7 días antes

  • Armar las bolsas de swag
  • Hacer backups de todo el material audiovisual que se va a proyectar en una laptop para llevar ese día
  • Tener listo todo lo que se va a llevar a la conferencia (stickers, banners, sonido, computadoras, cámaras, etc)
  • Avisar al catering cuánta gente eligió menú especial
  • Chequear con los speakers que todo está bien

🐲 Justo antes de la conf

  • Antes de que empiece todo probar el livestreaming si lo hay
  • Probar equipos de sonido

Durante la conf

  • Publicar fotos y actualizaciones durante la charla para la gente que no pudo venir.
  • Prestar atención al bienestar de los asistentes y al cumplimiento del Code of Conduct.
  • Una persona controla la entrada en todo momento.

🌅 Después de la conf

  • Enviar una encuesta a los asistentes que dejaron mail para ver en qué podemos mejorar
  • Publicar los videos y fotos del evento
  • Enviar agradecimientos a los speakers

Inspirado en: https://github.com/rust-community/events-team/blob/master/guidelines/timeline.md

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