- Definir nombre, logo, estética
- Crear presencia online. Armar una página web de la conferencia, github, y redes sociales.
- Reservar el lugar
- Armar el evento en Eventbrite y poner las entradas - Initial Offer a la venta
- Abrir la Call for Presentations
- Empezar a subir algún contenido a redes sociales
- Definir precios y beneficios para los distintos niveles de sponsorship. Armar brochure
- Empezar a contactar speakers
- Empezar a contactar sponsors
- En redes sociales tratar de conseguir la mayor cantidad de seguidores y difusión
- Confirmar algunos speakers
- Subir la entrada a Earlybird
- Reservar alojamiento para todos y pasajes para speakers locales
- Confirmar todos los speakers
- Armar la grilla de la conferencia con los tiempos de charlas y breaks
- Confirmar a cada orador cuanto tiempo va a tener para hablar
- Subir la entrada al precio normal
- Aumentar la difusión
- Completar la información de la web
- Comprar pasajes para speakers de afuera
- Segunda ronda de sponsors
- Planificar fotografía y video durante la conferencia.
- Pedir a los speakers que envíen sus diapositivas para exponer durante la conf y preguntarles si quieren hacerlas públicas en internet (si esa es la política de la conf)
- Imprimir folletería y carteles y mandar a hacer swag y bolsas
- Pedir a las empresas que manden su swag
- Imprimir entradas si se hacen en papel
- Ver el disenio del espacio donde se va a desarrollar la conf, planificar donde van los banners, los stands, la mesa de inscripciones, la comida, etc.
- Hacer descuentos y sorteos de entradas si sobra lugar
- Aumentar la difusión porque hay mucha gente que espera a estar muy cerca de la fecha para anotarse. Mandar mail a la mailing list, considerar publicidad paga.
- Se pueden publicar las slides anticipadamente para que el público las conozca
- Armar horarios de la conferencia, publicar online e informar a los speakers a qué hora es su charla
- Convocar voluntarios para que colaboren el día de la conferencia
- Armar las bolsas de swag
- Hacer backups de todo el material audiovisual que se va a proyectar en una laptop para llevar ese día
- Tener listo todo lo que se va a llevar a la conferencia (stickers, banners, sonido, computadoras, cámaras, etc)
- Avisar al catering cuánta gente eligió menú especial
- Chequear con los speakers que todo está bien
- Organizar actividad para los speakers (ej. Speakers' Dinner) y sacar entradas o reservar de ser necesario
- Abonar seguro para todos los que van a trabajar en el lugar
- Preparar slides de intro y outro de la conferencia, con agradecimientos a los speakers, voluntarios, sponsors, etc.
- Preparar presentación de cada speaker, elegir quién los va a presentar
- Antes de que empiece todo probar el livestreaming si lo hay
- Probar equipos de sonido
- Publicar fotos y actualizaciones durante la charla para la gente que no pudo venir
- Prestar atención al bienestar de los asistentes y al cumplimiento del Code of Conduct
- Una persona controla la entrada en todo momento.
- Enviar una encuesta a los asistentes que dejaron mail para ver en qué podemos mejorar
- Publicar los videos y fotos del evento
- Enviar agradecimientos a los speakers
- Si está dentro de los beneficios ofrecidos, enviar listado de asistentes que quisieron compartir sus datos a los sponsors
Inspirado en: https://github.com/rust-community/events-team/blob/master/guidelines/timeline.md