Administratoren verwalten Mitglieder und Teams. Dabei ist es wichtig, das Rollenkonzept und die damit verbundenen Belange betreffend Datenzugriff zu verstehen und zu berücksichtigen.
Die Verwaltung von Mitgliedern umfasst die folgenden Aufgaben:
- Erfassung und Mutation der Mitgliederdaten
- Zuordnung von Rollen gemäss Rollenkonzept
- Entziehung von Rollen bei Austritten / Änderung der Aufgaben
- Versand von Logins an Administratoren, Leiter und eventuell Mitglieder
- Erstellung von Mailing-Listen
Bei Austritten aus dem Verein werden der enstsprechenden Person nur die Rolle im Verein entzogen, eine Löschung ist nicht vorgesehen. In begründeten Fällen (z.B. Duplikat) kann der Verbands-Administrator eine Löschung vornehmen.
Personen können mittels Tags gekennzeichnet und gruppiert werden. Tags können frei definiert und vergeben werden, der Verband gibt aber die folgenden Tags vor und verwendet diese für Mails an die entsprechenden Adressen. Teams und Vereine sind gebeten, diese Tags aktuell zu halten:
- Präsident/in
- Vizepräsident/in
- Kassier/in
- Redaktor/in
- Nachwuchsbetreuer/in
- Kartenchef/in
- J+S Coach
- J+S Leiter/in
Dies beinhaltet:
- Erfassen von Teams und Gruppierungen
- Instruktion von Team-Administratoren
- Entfernen von Teams und Gruppierungen, wenn angezeigt
Bei der Zuordnung von Rollen stellt sich die Frage, ob ein Mitglied eines Teams auch als Mitglied des Vereins (bzw. der übergeordneten Gruppe) zugeordnet werden soll. Aus Sicht des Verbands spielt dies keine Rolle, wie oben erklärt erhält die Person in beiden Fällen die AOLV-News und sie wird in beiden Fällen bei den Mitgliederzahlen korrekt berücksichtigt.
Beispielsweise muss ein Mitglied der Nachwuchsgruppe nicht unbedingt als Vereinsmitglied zugeordnet werden, es erhält auch so die AOLV-News und wird in der Zählung der Mitglieder berücksichtigt. Es ist trotzdem zu empfehlen, alle Vereinsmitglieder mit der Rolle Mitglied dem Verein zuzuordnen, auch wenn sie eine Rolle in einem Team des Vereins haben. Dies schafft Klarheit und vereinfacht die Erstellung von korrekten (vollständigen) Datenexporten, Mailinglisten oder Adressetiketten.
Unter Umständen haben Vereine Teams mit Mitgliedern, die nicht Vereinsmitglieder sind. Diese Personen müssen dem Team mit der Rolle externes Mitglied zugeordnet werden, damit sie bei der Mitgliederzählung und beim News-Versand korrekt ausgeschlossen werden.
- vereinsexterne OK-Mitglieder (TD, Helfer vom Turnverein, ...)
- Lagerteilnehmer aus anderen Vereinen
- Kursteilnehmer, die (noch) nicht Vereinsmitglied sind
- J+S-Coach, der nicht Vereinsmitglied ist (aber im Team Nachwuchsgruppe sein sollte um die entsprechenden Informationen zu erhalten)