Das Vereinshandbuch

Dieses Vereinshandbuch dokumentiert den Aufbau des Vereins und die Aufgaben des Vorstands.

Kommunikation

E-Mail

Kommunikation im Namen des Vereins läuft über die E-Mail Adresse mit externen.

Die E-Mail-Adresse läuft über das Webhosting des VSHSR.

Die Zugangsdaten finden sich im Pass-Repository

Newsletter

Newsletter werden ca. 1-3 Mal pro Semester an alle Mitglieder des Vereins gesendet. Sie werden im Vereins-Repository abgelegt. Am gleichen Ort befindet sich eine Anleitung, wie die Newsletter versendet werden können.

Snail Mail

Post für den open\HSR wird im Postfach des VSHSR im Gebäude 4 (neben dem Empfang) abgelegt. Das Postfach sollte gelegentlich geleert werden.

Die Vereinsadresse lautet:

Verein open\HSR
Oberseestrasse 10
8640 Rapperswil-Jona

Flyer

Flyer können dem Studiengangleiter frühzeitig (!) vor Semesterbeginn am Empfang abgegeben werden. Die Flyer werden so zusammen mit allen anderen Unterlagen den neuen Studenten abgegeben.

Social Media

Da Twitter-Konto @openhsr ist derzeit die einzige Social-Media Präsenz des Vereins.

Protokolle

Protokolle der Generalversammlungen, Vorstandssitzungen etc. werden in Markdown geschrieben und im Vereins-Repository abgelegt. Um Protokolle zu einfach zu drucken kann der Dienst GitPrint genutzt werden

Mitgliederverwaltung

Die Mitgliederdatenbank (SQLite) liegt verschlüsselt im Vereins-Repository. Das Kennwort findet sich im Pass-Repository.

Interessenten können sich via E-Mail oder Persönlich melden, um Mitglied zu werden. Es ist die Aufgabe des Vorstands, neue Mitglieder in die Datenbank einzutragen.

Mitglieder, die über einen GitHub-Account verfügen werden beim Vereinseintritt auch manuell vom Vorstand in die Github-Organisation eingetragen. Als einfaches Mitglied erhält man automatisch keine zusätzlichen Lese/Schreib-Rechte, diese müssen einzeln vom Vorstand geprüft und erteilt werden.

Finanzen

Konto

Der Kassier und der Präsident werden je als unterschriftsberechtigt für Bankgeschäfte hinterlegt.
Der Kassier erhält zusätzlich ein E-Banking-Login, welcher direkt an eine persönliche Mobile-Nr. gekoppelt ist.

open\HSR
IBAN CH13 0078 1621 1985 7200 0
St. Galler Kantonalbank
St. Leonhardstrasse 25
9001 St. Gallen

Sponsoring

Die Verträge mit den Sponsoren sind auf ein Jahr befristet und müssen im September erneuert werden. Die Sponsoringverträge werden entweder im Vereinsordner oder im E-Mail-Postfach abgelegt.

Details zum Sponsoring sind der Sponsoring-Übersicht zu entnehmen.

Buchhaltung

Rechnungen und Quittungen müssen aufbewahrt und dem Kassier abgegeben werden. Er kümmert sich jeweils um Buchhaltung, d.h. er erstellt eine Schlussrechnung und das Budget für das kommende Vereinsjahr. Ausserdem legt er die Quittungen und Rechnungen ab und schreibt zusätzlich auf, wann diese bezahlt wurden. Momentan ist die Buchhaltung im Vereinsordner abgelegt.

Termine / Veranstaltungen

• Sponsoren suchen bzw. Verträge erneuern (Juni/Juli)
• Neue Flyer drucken (Juni/Juli).
• GV nach Semesterstart (September/Oktober)
• Newsletter 1-3x je Semester

Hosting

Die Website läuft auf GitHub Pages und wird via Travis-CI automatisch deployed.

Checkliste neue Vorstandsmitglieder

• Vorstand auf der Website anpassen
• Vorstand (@openhsr/vorstand) / Organisations Mitglieder / Admins auf GitHub anpassen
• Vorstandsmitglieder im Pass-Repository hinzufügen / entfernen
• Zugriff auf E-Mail Postfach für neue Vorstandsmitglieder einrichten
  • Aktualisieren Zugriffsberechtigunen auf open@hsr.ch
• Papierunterlagen (Protokolle, Stickers etc.) übergeben (Präsident)
• Bankkonto übergeben (neuer Kassier und Präsident)
  • Benötigt das unterschriebene Protokoll der letzten GV.
• Neue Passwörter generieren & Keys updaten
• Vereinspostfach beim VSHSR im Gebäude 4 zeigen
• Evtl. Kontakte/Sponsoren informieren
• Evtl. Verträge anpassen