score-rent

What this app is about

In my spare time I'm enthousiastic choral singer in a choir located in Nuremberg, Germany. Within this choir I'm responsible for managing the scores the choir needs for it's rehearsals and concerts.

A challenge is the managing of rental scores. i.e. scores which must, once a concert is over, collected from the choir singers, and returned to the score dealer, who in turn returns them to the publishing company.

Traditionally this has been the workflow:

• I receive a certain number (say 120) copies of the coral score from our score dealer
• these copies are hand written numbered by the publisher or by previous lenders (but the problem is: double numberings occur, and due to several numbering systems, you do not always know which number to use as the reference)
• the choir singers each fill out a checkout sheet by hand, providing their contact data. Also the score number was written on the sheet
• once the concert was over, the scores are collected in a box, and it is up to me the score manager to map scores and checkout sheets; due to the problems above the mapping is not easy and sometimes errors occur.
• also amongst the 120 rentals there's always a certain number of singers wo don't return their scores in time at first or second request to do so; so there's the need to remind them using the contact data (usually the email address) from the checkout sheet.

Because I'm professional web developer (previously Java fullstack, today nodejs backend), after a while there came up the wish to improve this manual process. These where the ideas:

• all scores get unique Id attached and we should able to be register it by smartphone scanning
• the unique Id shall be human readable and relate to a certain composer/work; that's why we chose QR code rather than barcode.
• before return to the dealer, the id must be removed from the score. So we need special kind of labels which can removed again
• the rental (checkout) process for a score should be 'digital', i.e.
  • scanning a user id
  • scanning a score id
  • store the relation (checkout) in a database with a unique checkout id
  • during checkout also some metadata must be collected; among these
    • an existing (hand written) number of the score (we call it 'external id')
    • current date
    • comment about the score state (e.g. full of previous user remarks)
    • a reference to another user if the checkout user acts on behalf of another user
• similar also the score return (checkin) should be 'digital', i.e.
  • scanning the score's QR code will
    • mark the score as 'not checked out' in the db
    • record some metadata, as
      • the date
      • the score state (if different from the checkout state)
      • send the choir singer an e-mail with a confirmation that 'his' score were de-registered.

User registration

• mandatory are
  • e-mail address (which must be validated)
  • sing group (soprano, alto, tenor, bass)
  • member state (choir member, guest, student)
  • we build a human readable user id from user's first and last name
  • once signed up, the user must confirm the e-mail by confirming a link in a-mail sent after signup
  • once the e-mail address is confirmed. the user receives another e-mail containing a QR code with his user id
  • the user QR code is used to speed up the score checkout process
  • obligatory functions for 'forgotten password' and "resend confirmation link"

User login

• only function for normal users are viewing a list of 'their' checkout records

Score checkout

Because not all users will accept to use the QR code (some even might not have an e-mail adress), we must also still support the checkout by checkout sheet.

• authorize the choral singer either
  • by scanning 'his' QR code. The QR code contains a JWT (Json Web Token) so that the contained user id cannot be tampered.
  • by scanning the QR code of a traditional checkout sheet the user has to fill out. The QR code contains a checkout id
• scan the score
• optionally add some metadata (e.g. score state, date)
• confirm the checkout which will
  • store the checkout process in a database using a unique checkout id; for checkout by sheet, it's id is the checkout id
  • send the user an e-mail about the checkout process, optionally with some info how to care the score

List checkouts

As a maintainer I need to get a view of all checkouts.

• filter checkouts by
  • composer/work
  • 'open' checkouts, i.e. scores not returned
  • user

Score checkin

• scan the returned score which will
  • mark the checkout record as returned
  • log some metadata (e.g. date)

TODO:

• mit einem Leihzettel können mehrere Ausleihen erzeugt werden
• Notenstatus per Scannen von Score Id ermitteln
• User bearbeiten aus User Liste: Registrierungsdatum

Development

Development

Create Etiketten

Mit Word Vorlage

How to create Etiketten im Seriendruck mit Word Based on this tutorial: https://qr1.at/help/article/etiketten-druck-fuer-serien-qr-codes#beginnen-sie-mit-dem-serien-druck

Word Etikettenvorlage erstellen

• leeres Dokument erstellen
• Sendungen / Etiketten

Im Folgenden wollen wir pro Etikett einen QRCode und den QRCode Text erstellen

• im Feld Adresse nicht als einen Zeilenumbruch machen damit wir zwei Zeilen erhalten
• Optionen: Etikettenvorlage wählen, z.B. Microsoft, 30 pro Seite / OK
• Neues Dokument -> Etikett wird in Dokument übertragen; es erscheint eine Seitenvorschau mit vielen Etiketten pro Seite
• diese Vorlage als Word Dokument abspeichern

TODO: an dieser Stelle müsste eine A4 Datei rauskommen. Das haben wir aktuell noch nicht

Etiketten erstellen

• Sendungen / Seriendruck starten ... / Etiketten / abbrechen
• Empfänger auswählen / vorhandene Liste auswählen (CSV Datei mit Daten)

In diesem Fall haben wir eine CSV-Datei mit einer Headerzeile "id" und "qrcode" und darunter die Datenzeilen. Für qrcode wird die URL eines Online-Dienstes für QRCode Generierung eingetragen (liefert ein Bild)

• Cursor vor die erste Zeilenendemarkierung setzen

• STRG-F9 INCLUDEPICTURE

• STRG-F9 IF TRUE

• STRG-F9 MERGEFIELD qrcode

• Cursor vor die letzte geschweifte Klammer und "\d" eingeben

• Cursor vor die zweite Zeilenendemarkierung setzen

• STRG-F9 MERGEFIELD id

• Etiketten aktualisieren

• Vorschau Ergebnisse

Nun sollten die Platzhalter mit dem QRCode und dem QRCode Test gefüllt werden

Druck

• Druck über Drucken oder Fertigstelle und Zusammenführen / Drücken führte zu PDF-Datei mit Fehlern
• Funktioniert hat Exportieren / Druck als XPS/PDF Datei

Mit Avery-Zweckform Etikettenvorlagen

Bestehende Vorlage verwenden

Die passende Seite zum Hochladen der eigenen Vorlage zu finden ist etwas mühsam. Zunächst muss man über eine Vorlagennummer navigieren und hat von da aus die Möglichkeit eine gespeicherte Vorlage hochzuladen.

• https://www.avery-zweckform.com
• Link "Vorlagen und Software"
• Vorlage "3427" wählen (welche ist egal weil wir im nächsten Schritt ein gespeichertes Projekt öffnen) -> man landet auf der Seite "2 Design auswählen"
• "Startseite" klicken
• Schalter "Gespeichertes Projekt" öffnen
• Anmeldung/Registrierung ignorieren und Schalter "Projekt vom Computer laden"
• Projektdatei (.avery) auswählen

Nun ist man in der Designansicht. Die Etikettenvorlage ist automatisch eingestellt (z.B. 3427). Von hier kann gedruckt werden. Anpassung von fortlaufende Nummern und QR Codes siehe unten bei "Neue Vorlage erstellen".

Gespeicherte Projekte in "avery-label-templates"

• 3427-leihzettel.avery (2x4 zum Ausdruck auf A4 Normalpapier)
• 6251REV-Notenaufkleber.avery

Neue Vorlage erstellen

• https://www.avery-zweckform.com
• Link "Vorlagen und Software"
• Vorlage "3427" wählen (welche ist egal weil wir im nächsten Schritt ein gespeichertes Projekt öffnen) -> man landet auf der Seite "2 Design auswählen"
• Kachel oben links (Blanko Design) auswählen über "Dieses Design auswählen" -> Editor öffnet sich

Vorlagen

• Leihzettel: 3427 (2x4, A4)
• Aufkleber Noten: 6251REV (5*7, ablösbare Etiketten, A4)

Text mit Fortlaufende Nummern

z.B. für Text BRFS-AD-xxx

• klicke auf "Fortlaufende Nummer"
• Startwert 1
• Endwert 500
• Prefix BRFS-AD-
• Klick auf Schalter "Fortlaufende Nummern" -> Textfeld wird in Vorlage eingefügt mit 1. Nummer
• Position und Größe anpassen wie gewünscht

QR Code mit fortlaufender Nummer

z.B. für Text BRFS-AD-xxx

• KLick auf "QR und Barcodes"
• Klick auf "Fügen Sie Barcode ein"
• Wie möchten Sie Ihre Daten anbieten: Tabelle oder fortlaufende Nummer
• Schritt 1 Daten vorbereiten
  • auswählen: "Zähler" -> Schalter mit Stift wird sichtbar
  • Klick auf Stift
  • Nummerierung definieren wie oben bei Text; Dialog m. "Bearbeiten" schließen
• Schritt 2 Barcodes erstellen
  • "QR Code" aus Liste auswählen
  • Codetyp "Text"
  • Stift-Schalter per Drag & Drop auf das Feld "Barcode Text eingeben" ziehen (etas unintuitiv) -> Der Text, z.B. "SN2" des Stift-Schalters erscheint nun ausgegraut im Feld "Barcode Text eingeben"
  • Klick "Fertigstellen" -> Dialog schließt sich; QR Code wird in Vorlage dargestellt
• Position und Größe anpassen wie gewünscht
• Klick auf "Vorschau & Drucken" -> Vorschau der Druckbögen wird angezeigt
• Klick auf "Drucken" -> hier hat man die Möglichkeit sein Projekt zu speichern
• "Speichern"
• "Download editierbare Avery Zweckform Datei auf meinem Computer"
• nun wird eine PDF-Datei erzeugt die man herunterladen kann (ich hatte Probleme mit dem Drucken - der Drucker sprang nicht an - erst als ich die PDF-Datei heruntergeladen und lokal geöffnet habe, klappte der Druck)

über "Vorschau und Drucken" überzeugt man sich dass die Seriennummerierung für Text und QR Code funktioniert

Druck Etikettenvorlagen

Etiketten müssen mit dem Einzeleinzug des Laserdruckers gedruckt werden, da sich die Etiketten sonst evtl. ablösen und die Trommel beschädigen könnten.

• Anleitung für Brother HL-L3210D https://www.brother.de/support/hl-l2310d/faqs/how-to-trouble-shooting/faq00000063_052
• PDF-Datei mit Etiketten wie oben erzeugt auswählen
• weitere Einstellungen / über Systemdialog drucken
• gewünschte Seitennummer auswählen
• Enstellungen -> Brother Einstellungen öffnen sich
• Papierquelle manuell
• Drucker einschalten
• Etikettenseite mit Druckseite oben in den manuellen Einzug einlegen bis sie etwas vom Drucker eingezogen wird

Mongo DB